যদি কোন কারণে এটা আপনার পরিকল্পিত ও আয়োজিত প্রথম কোন প্রতিবন্ধিতা-অন্তর্ভুক্তিমূলক সভা বা ফোকাস গ্রুপ আলোচনা (এফজিডি) হয় তাহলে সভা আয়োজনের এই পরিকল্পনায় অবশ্যই বিভিন্ন ধরনের প্রতিবন্ধী নারী ও পুরুষ এবং বিভিন্ন বয়সীদের (শিশু ও প্রবীণ ব্যক্তি) সাথে পরামর্শ করার ব্যবস্থা রাখুন। কোন কিছুই যে উপেক্ষা করা হচ্ছে না সেটা নিশ্চিত করার এটি একটি কার্যকর উপায়।
একটি প্রবেশগম্য সভার স্থান নির্ধারণের জন্য এটি নিশ্চিত করুন যে:
এখানে সহজেই পৌঁছানো সম্ভব এবং যারা দীর্ঘ পথ হাঁটতে পারবে না তাদের জন্য যানবাহনের ব্যবস্থা করা।
প্রবেশপথ সিড়ির ধাপমুক্ত। যদি সিড়ির ধাপ থাকে তাহলে যেন সেখানে র্যাম্প থাকে।
টয়লেট, ওয়াশরুম এবং খাওয়ার স্থান অবশ্যই প্রবেশগম্য হতে হবে এবং সেখানে যেন প্রবেশগম্যতার চিহ্ন থাকে।
দৃষ্টি প্রতিবন্ধীদের (যেমন ক্ষীণ দৃষ্টিসম্পন্ন) জন্য যেন পর্যাপ্ত আলোর ব্যবস্থা থাকে।
মাটিতে বসতে সমস্যা হয় যাদের এমন ব্যক্তিদের জন্য চেয়ারের ব্যবস্থা করা।
বিভিন্ন ব্যক্তিদের চলাচলের পুরো প্রক্রিয়াটিকে বিবেচনায় রাখুন — তাদের বাড়ি থেকে সভার স্থানে যাওয়া, সভার স্থানে যাওয়ার পর সভা কক্ষে যাওয়া, টয়লেট ও খাওয়ার স্থানে যাওয়া।
মনে রাখুন:
সভা আয়োজনের বিস্তারিত তথ্য যেন সবাইকে যোগাযোগ এর মাধ্যমে জানানো হয়; এবং এই জানানো থেকে কেউ যেন বাদ না পড়েন। বধির, অন্ধসহ সবাইকে জানানোর ব্যবস্থা নিতে হবে।
প্রতিবন্ধী ব্যক্তিদের কারো কারো সঙ্গে তার ব্যক্তিগত সহায়তাকারী কিংবা যত্নকারী আসতে পারেন, এই বিষয়গুলো সভা আগেই পরিকল্পনায় রাখতে হবে।
নারী ও মেয়ে প্রতিবন্ধীরা সাধারণত উপযুক্ত মনোযোগ পায় না; তাই তাদের অংশগ্রহণ নিশ্চিত করার জন্য সংস্থাগুলোর দিক থেকে উপযুক্ত পদক্ষেপ নিতে হবে।